ACHTERGROND
Andros Clinics is een zelfstandige kliniek gespecialiseerd in urologie en dé expert op het gebied van prostaatkanker, prostaatklachten, erectieproblemen, testosterontekort, sterilisatie bij mannen en blaasklachten bij zowel mannen als vrouwen. Met vier vestigingen in Amsterdam, Arnhem, Baarn en Rijswijk – Den Haag, een team van 150 medewerkers en 16.000 behandelde patiënten in 2023, blijft de kliniek jaarlijks met 15% groeien. In 2024 werd het 20-jarig bestaan van Andros Clinics gevierd. Maartje Zonderland, directeur bij Zonderland & Van Zeijl B.V., heeft Andros Clinics in de tweede helft van 2024 ondersteund bij de implementatie van tactisch plannen.
UITDAGING
De flinke groei van Andros Clinics bracht diverse uitdagingen met zich mee op het gebied van vijf thema’s binnen de planning: operationele OK planning, operationele personeelsplanning, capaciteitsplanning, professionalisering planning en het planbureau. De uitdagingen binnen deze thema’s leidde tot lange wachttijden, een te lage productiviteit en hoge personeelskosten.
Operationele OK planning
Binnen de operationele OK planning was de lijst met aanvragen vaak vervuild, werden regelmatig aanvragen gedaan terwijl patiënten nog twijfelden en was vaak onduidelijk voor welke OK een aanvraag werd gedaan.
Operationele personeelsplanning
Ook in de personeelsplanning werden knelpunten gezien. Teamleiders hadden onvoldoende verantwoordelijkheid voor het planningsproces, waardoor medewerkers zelf direct invloed uitoefenden op de planning. Daarnaast werd een korte planningshorizon van enkele weken aangehouden, werden wijzigingen in de planning regelmatig last-minute doorgevoerd, kregen medewerkers standaard akkoord op hun aanvragen en was er veel ad hoc werk.
Capaciteitsplanning
Op het gebied van capaciteitsplanning waren de patiëntvraag en het zorgaanbod niet altijd optimaal op elkaar afgestemd en was er onvoldoende zicht op de productie per spreekuur door variatie in de rasters per arts. Daarnaast ontbrak het aan inzicht in de samenhang tussen de financiële begroting en de beschikbare capaciteit, zoals de maximale omzet die binnen de contracten met zorgverzekeraars gerealiseerd mocht worden.
Professionalisering van de planning
De professionalisering van het planningsproces bood ook kansen voor verbetering. Zo waren er geen mogelijkheden om met plus- en minuren te werken, werd standaard gewerkt met vaste roosters en waren overcapaciteit en een mismatch tussen diensten geen uitzondering.
Het planbureau
Het planbureau liep tegen organisatorische uitdagingen aan, zoals planners die zich continu op uitzonderingen moesten richten
AANPAK
Met behulp van een korte Quick Scan werden de knelpunten rondom de patiënten- en personeelsplanning door Maartje in kaart gebracht. Hierbij werkte ze nauw samen met Ruud Sijbers, COO bij Andros Clinics, en Mascha van Huet, hoofd van het planbureau. Uit de Quick Scan kwam naar voren dat de planning meer vanuit een helikopterperspectief benaderd moest worden, met een sterkere focus op de middellange termijn. Om dit in te regelen werd een Tactisch Planningsoverleg (TPO) opgestart. Het TPO biedt handvatten en structuur om op een strategischere en efficiëntere manier naar de planning te kijken. Vragen zoals ‘Wat komt er op ons af?’, ‘Welke capaciteit en personeelsbezetting, zoals urologen en verpleegkundigen, zijn er nodig?’ en ‘Wat is er aan capaciteit beschikbaar?’ worden tijdens het TPO concreet beantwoord om meer balans aan te brengen in de patiëntvraag en het zorgaanbod.
Door deze gestructureerde aanpak kan Andros Clinics verder vooruitkijken en plannen. Zo kunnen Ruud en Mascha tijdig inschatten of ze spreekuren moeten dichtzetten of juist moeten uitbreiden. Een concreet voorbeeld is de patiëntenstop eind 2024 voor patiënten die verzekerd zijn bij VGZ. Deze patiënten konden vanwege het bereiken van het productieplafond eind 2024 niet meer ingepland worden en melden zich naar verwachting begin 2025 weer. Andros Clinics kan hierop inspelen door bijvoorbeeld patiënten die een herhaalconsult hebben en niet bij VGZ verzekerd zijn, al in december in te plannen. Hierdoor ontstaat er in januari ruimte voor VGZ verzekerde patiënten. Op deze manier is er meer controle over de planning en kan hier tijdig meer sturing aan worden gegeven
RESULTAAT
Deze aanpak heeft in korte tijd geleid tot een substantiële professionalisering van de planning bij Andros Clinics. Het planbureau werkt nu proactief in plaats van reactief, waardoor er meer rust en ruimte is ontstaan voor structurele taken. Daarnaast heeft elke locatie van Andros Clinics nu een eigen teamleider die verantwoordelijk is voor operationele taken, zoals het managen van ziekteverzuim. Hierdoor zijn de werkzaamheden binnen het planbureau duidelijk afgebakend en is de werkdruk aanzienlijk verlaagd. Ook wordt een langere planningshorizon van drie maanden gehanteerd. Verder is er meer inzicht verkregen in het capaciteitsmanagement van Andros Clinics. Vragen zoals ‘Hoe kunnen we diensten optimaal invullen met personeel?’ en ‘Hoe kunnen we patiënten hierop inplannen?’ worden nu structureel beantwoord. Daarbij zijn de rasters van artsen gestandaardiseerd met vaste blokken voor zowel nieuwe- als controle patiënten. Dit draagt bij aan een efficiënter planningsproces en een betere benutting van capaciteit. Hierdoor kon in 2024 de groei van 15% worden opgevangen met ongeveer hetzelfde personeelsbestand. Zonder de implementatie van tactisch plannen was dit niet mogelijk geweest.